Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования Южноуральский сельсовет Переволоцкого района Оренбургской области
1. Общие положения
1. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования Южноуральский сельсовет Переволоцкого района Оренбургской области (далее – Порядок) устанавливает основные требования к организации работы администрации муниципального образования Южноуральский сельсовет Переволоцкого района с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
2. Поступившие обращения рассматриваются главой сельсовета, и передаются исполнителям – специалистам администрации.
3. Объективное, всестороннее рассмотрение обращений граждан проживающих на территории сельсовета и за его пределами, а также своевременное принятие мер по ним являются служебной обязанностью должностного лица администрации муниципального образования Южноуральский сельсовет и специалистов администрации, которые несут персональную ответственность за организацию данной работы.
4. Все сотрудники, работающие с обращениями граждан, несут личную ответственность за сохранность документов, связанных с рассмотрением письменных и устных обращений граждан.
Сведения, содержащиеся в письмах, могут использоваться только в служебных целях.
5. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением назначается служебное разбирательство, о результатах которого информируется глава сельсовета. Лица, по результатам разбирательства признанные виновными в утрате письменных обращений граждан и документов, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
6. Уходя в отпуск, исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан и документы временно замещающему его работнику.
7. Специалист администрации в конце первого полугодия и за год готовит информацию по работе с обращениями граждан и опубликовывает информацию на официальном сайте муниципального образования Родничнодольский сельсовет Переволоцкого района, ведет учет и осуществляет контроль засвоевременностью составления и отправки ответов на поступившие и рассмотренные обращения граждан.
2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
8. Все поступившие по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы регистрируются в администрации сельсовета, и передаются на рассмотрение главе администрации.
9. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется главой администрации, в его отсутствие специалистами администрации. Не принимаются документы, на которых отсутствует фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись гражданина и дата.
По просьбе гражданина ставится отметка на копии или втором экземпляре принятого обращения.
10. Обращения с пометкой «Лично», поступившие на имя должностного лица администрации, проходят первичную обработку в администрации сельсовета. Если обращения, поступившие с пометкой «Лично», не являются письмами личного характера, они регистрируются в администрации сельсовета.
11. Обращения и ответы о результатах их рассмотрения, поступившие по факсу, регистрируются специалистами администрации.
12. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, принимаются в администрации и регистрируются.
3. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан
13. Обращения в письменной форме или в форме электронного документа, поступившие на имя должностных лиц администрации, регистрируются в администрации сельсовета, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
14. Специалисты администрации:
своевременно изучает их содержание;
осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям заявителя;
производит регистрацию в журнале письменных обращений граждан.
15. Регистрация производится в регистрационно-контрольной карточке с указанием:
фамилии и инициалов заявителя;
адреса заявителя;
даты поступления;
адресата;
вида обращения (письмо, телеграмма, электронная почта);
краткого содержания обращения;
шифра темы обращения в соответствии с действующим классификатором;
категории обратившегося;
отметки, свидетельствующей о направлении письма на рассмотрение с контролем или без него;
фамилии должностного лица, в компетенции которого находится рассмотрение вопроса заявителя согласно распределению обязанностей.
Каждому обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из первой буквы фамилии автора письма и порядкового номера обращения (А-1, Д-24 и т.д.). Штамп с регистрационным номером и датой проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.
16. Письменное обращение с приложениями направляются на доклад главе сельсовета в папке.
17. Максимальный срок предварительной подготовки обращений на рассмотрение должностному лицу администрации сельсовета – 3 рабочих дня с момента поступления обращения в администрацию.
18. Документы с резолюцией главы сельсовета в папке возвращаются специалисту администрации.
19. В соответствии с резолюцией специалиста администрации направляет материалы исполнителю.
20. Дата ответа и результат рассмотрения заносятся в регистрационную карточку.
21. Снятие с контроля письменного обращения происходит после подписания ответа заявителю главой сельсовета или должностным лицом, в компетенции которого находилось рассмотрение вопроса.
22. В случае, если письмо подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, общественной организации, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две фамилии. Такое обращение считается коллективным. Ответ на коллективное обращение дается одному из авторов обращения.
23. В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка «Анонимное».
24. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования.
25. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
Должностное лицо вправе обратиться в правоохранительные органы для защиты чести и достоинства, привлечения гражданина к уголовной или административной ответственности.
26. При невозможности прочтения письменного обращения ответ не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия или почтовый адрес поддаются прочтению.
27. В случае, если поступило несколько писем одного содержания от автора, то об этом в регистрационно-контрольной карточке делается отметка «В дополнение к имеющейся переписке», а срок контроля указывается с первоначального обращения. Если автор прислал несколько писем по разным вопросам, то каждый документ регистрируется отдельно.
28. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации сельсовета вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении письменно уведомляется гражданин, направивший обращение.В случае поступления в орган местного самоуправления или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
29. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами администрации сельсовета рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан, а заявления оформляются как исполненные.
30. Письменные обращения с вопросами, решение которых не входит в компетенцию администрации сельсовета, в течение семи дней со дня регистрации пересылаются по принадлежности в орган компетентный их решать, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 23 настоящего Порядка. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
31. Письменные обращения, содержащие информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляются в течение пяти дней со дня их регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, с уведомлением граждан, направивших письменные обращения, о переадресации письменных обращений, за исключением случая, указанного в пункте 25 настоящего Порядка.
32. В случае если поручение должностным лицом администрации сельсовета дается нескольким исполнителям, то работа по сбору информации и подготовке окончательного ответа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. Все необходимые материалы предоставляются исполнителю, который указан в резолюции первым, не позднее семи дней до истечения срока исполнения.
33. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение в органы местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
4. Требования к оформлению ответа
34. Ответы на обращения граждан подписывает глава сельсовета. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации сельсовета, ответ может подписать данное должностное лицо.
35. Содержание ответа должно быть кратким и исчерпывающим. При подтверждении фактов, изложенных в письменном обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по данному обращению.
36. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
37. Ответы в федеральные органы и заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
38. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
39. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник и все материалы передаются заместителю администрации. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего Порядка, возвращаются исполнителю для доработки.
40. Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Кроме того, на поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований на официальном сайте органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
5. Организация работы по приему граждан
41. Организацию личного приема граждан в администрации сельсовета осуществляют главы сельсовета.
42. Прием граждан по личным вопросам ведут глава сельсовета и специалист по согласованному с ними графику, который доводится до сведения населения через официальный сайт администрации сельсовета.
Должностные лица администрации сельсовета в соответствии с графиком осуществляют прием граждан по личным вопросам в своих кабинетах.
43. специалисты администрации устно консультируют заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса.
Сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес местожительства, социальное положение), краткое содержание обращения, результат приема записываются в карточку по устному обращению.
44. Во время приема сотрудник вправе направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации района, в органы местного самоуправления.
45. Специалист администрации осуществляет запись граждан на личный прием к главе администрации сельсовета.
Обращение проверяется на повторность. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям заявителя.
Подробные материалы представляются главе сельсовета, ведущему личный прием.
На каждого гражданина, записавшегося на личный прием, оформляется регистрационно-контрольная карточка.
Запись на повторный прием к должностным лицам администрации осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее письменное или устное обращение.
46. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
47. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер телефона для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
48. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению или разъясняет, в чьей компетенции находится рассмотрение его вопроса.
49. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.
50. После завершения личного приема должностными лицами и согласно поручениям, специалисты администрации оформляют рассылку документов.
51. Должностные лица проводят выездные приемы граждан в дни информации в населенных пунктах поселения.
52. Контроль за своевременным исполнением поручений должностных лиц администрации сельсовета по приему граждан осуществляет глава сельсовета.
53. Глава сельсовета принимает решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля. В случае продления срока контроля подлинник резолюции с указанием срока контроля направляется исполнителю.
54. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
6. Сроки рассмотрения обращений граждан
55. Все поступающие на имя главы сельсовета обращения регистрируются в администрации в течение трех дней с момента поступления.
56. Обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых входит в компетенцию администрации сельсовета, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, за исключением случая указанного в пункте 59 настоящего Порядка.
57. Письменные обращения, поступившие главе сельсовета и содержащие информацию о фактах возможных нарушений Законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматриваются в течение 20 дней со дня их регистрации.
58. Срок рассмотрения обращений с сопроводительным письмом от руководителя общественной приемной Губернатора Оренбургской области устанавливается в 15 дней.
59. В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующих неотложного исполнения, могут использоваться пометки «Срочно» и «Весьма срочно».
7. Контроль за рассмотрением обращений граждан
60. На письменном обращении, взятом на контроль должностным лицом администрации, прописывается в резолюции «Взято на контроль».
61. Контроль за исполнением поручений должностных лиц администрации осуществляется главой сельсовета.
62. В исключительных случаях исполнитель обращается с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения на имя руководителя, подписавшего поручение.
Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя должностными лицами, давшими поручение. Уведомление в продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. В случае, если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
63. Специалисты администрации анализируют ответы на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов, и оформляет документы, связанные с рассмотрением обращений, для доклада должностному лицу администрации сельсовета.
64. Глава сельсовета принимает решение о снятии с контроля или продлении срока контроля.
65. Письменные обращения, копии документов, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
66. При рассмотрении письменного обращения, не взятого на контроль должностным лицом, на ответе заявителю указывается отправляемый номер, который был присвоен обращению при регистрации. При рассмотрении обращения в администрации сельсовета указывается отправляемый номер согласно инструкции по делопроизводству. Все материалы, связанные с их рассмотрением, хранятся в администрации сельсовета.
8. Ответственность должностных лиц за нарушение регламента по рассмотрению обращений граждан
67. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений, принятие заведомо необоснованного решения, предоставление недостоверной информации либо разглашение сведений о частной жизни граждан, носящих конфиденциальный характер, без их согласия, утрата письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, влекут за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц в соответствии с действующим законодательством.
